Egal, ob Sie sich in der Sonne Balis entspannen wollen, durch die Straßen von Rom schlendern möchten oder einen Wanderurlaub durch die Alpen planen – die richtige Vorbereitung ist wichtig! Vor der Reise sollten Sie sich nicht nur um die Themen Übernachtung, Flugtickets und die richtige Packliste kümmern, sondern sich auch überlegen, welche Reisedokumente Sie benötigen.
Dabei sollten Sie sich - je nach Reiseziel und persönlicher Situation – genau informieren, welche Dokumente nicht nur zwingend erforderlich oder zumindest hilfreich sind, sondern auch übersetzt werden sollten. In unserem Artikel bekommen Sie alle wichtigen Informationen zum Thema und erfahren, welche Dokumente auf Reisen wichtig sind und was Sie beim Thema Übersetzungen berücksichtigen sollten.
Die wichtigsten Dokumente
Reisepass und Personalausweis – ist das ausreichend?
Wenn Sie in Europa unterwegs sind, wird ein gültiger Reisepass oder Personalausweis im Normalfall problemlos anerkannt. Selbst wenn Sie auf anderen Kontinenten am Flughafen, am Bahnhof oder in der Unterkunft ein Dokument vorzeigen müssen, ist der Reisepass meistens die erste Wahl. Für diesen brauchen Sie oftmals keine Übersetzung.
Vorsicht jedoch bei der Beantragung eines Visums! Einige Länder haben sehr spezifische Bestimmungen, was die Einreise betrifft. Wer beispielsweise nach China, Russland oder in einige der afrikanischen Länder reisen will, braucht unter Umständen ein spezielles Dokument. Hier ist teilweise eine Beglaubigung der Übersetzung des Reisepasses oder einer oder mehrere einzelner Seiten notwendig.
Für die Verwendung eines solchen Dokuments bei Behörden ist es ausschlaggebend für den Übersetzungsprozess einen seriösen Ansprechpartner zu haben. Ein entsprechendes Übersetzungsbüro hat sicher das richtige Angebot und kann per E-Mail, Telefon oder auch mit einer FAQ-Seite schon einmal einige Fragen beantworten.
So haben Sie die Sicherheit, dass die Qualität der Übersetzung in die Zielsprache den Anforderungen entspricht und die übersetzten Texte mit den Originalen übereinstimmen. Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis sollte bei einem seriösen Anbieter ausgewogen sein (die Übersetzung sollte weder zum Spottpreis angeboten werden, noch sollten überteuerte Preise verlangt werden).
Führerschein: internationale Fahrerlaubnis oder Übersetzung?
Informieren Sie sich am besten weit im Voraus, ob ein deutscher Führerschein im jeweiligen Land anerkannt wird, sollten Sie vorhaben, ein Fahrzeug zu mieten oder zu fahren. In den Ländern der EU ist ein EU-Führerschein in Kartenform ausreichend.
Wenn Sie jedoch in die USA oder in Länder wie Kanada, Thailand oder Australien reisen wollen, kann es sein, dass man von Ihnen erwartet, einen internationalen Führerschein vorzuzeigen. Dieser ist als ein Zusatzdokument zu betrachten. Er ist nur gültig, wenn Sie den jeweiligen nationalen Führerschein ebenfalls vorweisen können.
Achten Sie jedoch darauf, dass es Länder gibt, in denen der internationale Führerschein nicht gilt. In diesem Fall muss Ihr Führerschein, manchmal sogar von einem beeidigten Übersetzer, übersetzt werden. Dies ist zum Beispiel in Japan und China der Fall.
Impfausweis – am besten auf Englisch oder in der Landessprache
Die Corona-Pandemie hat das Thema Impfzertifikate in den Vordergrund gerückt und entsprechende Papiere gehören oft zu den Reiseunterlagen. Ganz besonders bei einer Reise in ein Land mit einem erhöhten Gesundheitsrisiko werden solche Nachweise standardmäßig verlangt. Dies kann beispielsweise in den Zonen, in denen Gelbfieber in Afrika oder Südamerika vorkommt, der Fall sein.
Sie wollen sicher, dass bei der Ankunft am Flughafen alles reibungslos abläuft? Dann empfehlen wir ihnen den Impfnachweis in Englisch oder sogar der Landessprache übersetzen zu lassen. Impfzertifikate, wie die des EU-COVID-Zertifikats, enthalten bereits Informationen in verschiedenen Sprachen.
Wenn Sie einen Impfpass haben, der schon älter ist oder handschriftliche Einträge enthalt, empfehlen wir Ihnen, die relevanten Informationen übersetzen zu lassen, ganz besonders dann, wenn es um Impfungen geht, die obligatorisch für die Einreise sind.
Reiseversicherung – mehr als hilfreich im Notfall
Wir empfehlen Ihnen eine Reiseversicherung abzuschließen. Ganz besonders eine Auslandskrankenversicherung, kann nicht nur im Notfall helfen, sondern ist in manchen Ländern sogar Vorschrift (z. B. Kuba, Algerien oder Iran) und wird für das Visum verlangt.
Falls Sie eine solche Versicherung haben, nehmen Sie im Idealfall eine englische Version oder eine Übersetzung der wichtigsten Punkte mit. Wichtige Informationen sind:
- Versicherungssumme
- Gültigkeitszeitraum
- Notfallnummern
- Name und Kontaktdaten des Versicherers
Besondere Situationen während der Reise: Kinder, Medikamente, Notfälle, Versicherungsschutz
Selbst wenn Sie nur ein paar Tage unterwegs sind, kann es Sinn machen, bestimmte Dokumente übersetzen zu lassen und mitzuführen:
- Reisende, die allein mit Kind verreisen, sollten im Bedarfsfall eine Einverständniserklärung des anderen Elternteils vorzeigen können. Nehmen Sie diese am besten mit einer Englischen Übersetzung und im Idealfall sogar von einem Notar beglaubigt mit.
- Sollten Sie Medikamente brauchen, die verschreibungspflichtig sind, empfehlen wir Ihnen, ein ärztliches Attest mit Wirkstoffangaben in englischer Sprache vorzubereiten. Dadurch müssen Sie dann keine Schwierigkeiten bei der Zollkontrolle befürchten.
- Wir wollen es nicht hoffen, doch wenn ein Notfall eintritt – bei einem Unfall beispielsweise – sind übersetzte medizinische Unterlagen genauso wie Hinweise auf Allergien sehr wichtig. Nehmen Sie am besten eine kleine Karte mit, die mehrsprachige Hinweise enthält.
Was muss bei Dokumenten für Auswanderer, Auslandsstudenten, etc. beachtet werden?
Welche Dokumente sind in diesem Fall vor der Reise zu organisieren?
Die bisher erwähnten Dokumente werden vor allem im Rahmen von privaten Reisen, insbesondere für den Urlaub benötigt. Wenn Sie eine lange Reise planen, kann es jedoch auch andere Gründe geben:
- Sie wollen im Ausland studieren bzw. eine Ausbildung machen
- Sie wollen im Ausland über einen längeren Zeitraum arbeiten
- Sie wollen auswandern eventuell auch mit Kindern
- Sie reisen aus medizinischen Gründen bzw. für eine besondere Untersuchung oder Operation
In diesen Fällen empfehlen wir Ihnen, sich genau zu informieren und gegebenenfalls folgende Dokumente zu organisieren und übersetzen zu lassen:
- Geburtsurkunde
- Schulzeugnisse / Abiturzeugnis
- Hochschulzeugnisse / Notenspiegel
- Motivationsschreiben und Empfehlungsschreiben
- Sprachnachweise (falls nicht auf Englisch/Französisch etc.)
- Immatrikulationsbescheinigung (bei Austausch)
- Finanzierungsnachweise (z. B. Kontoauszug, Stipendienbescheinigung)
- Ärztliche Atteste und Befunde
- Operationsberichte
- Medikationspläne
- Versicherungsnachweis / Kostenübernahme
- Arbeitszeugnisse
- Diplome und Zertifikate
- Geburts- und Heiratsurkunden
- Führungszeugnis
- Mietverträge / Arbeitsverträge
- Polizeiliche Registrierungen (bei langfristigem Aufenthalt)
- Steuerbescheide (je nach Land)
- Geburtsurkunden der Kinder
- Sorgerechtsnachweise
- Impfpässe für Kinder
- Schulbescheinigungen
- Übersetzte Einverständniserklärung eines nicht mitreisenden Elternteils (bei Alleinreisen mit Kind)
Legalisation und Haager Apostille: Welche Bedeutung haben sie für mich?
Das Auswärtige Amt gibt hier genauere Informationen zum Beispiel, wenn Sie sich fragen, wo der Unterschied zwischen Beglaubigung, Legalisation und Apostille liegt und was Sie bei der Beschaffung von Urkunden beachten sollten.
Tipps und Ratschläge für die richtige Übersetzung von Reisedokumenten
Man muss nicht alles übersetzen, doch so manches kann sehr hilfreich sein!
Für eine Standardurlaubsreise sind Übersetzungen oft nicht zwingend vorgeschrieben, sie können Ihnen aber in so manchem Fall ganz klar aus dem Schlamassel helfen.
Eine freiwillig erstellte Übersetzung kann beispielsweise bei einer Kontrolle durch die Polizei, bei einem Arztbesuch oder beim Kontakt mit den Behörden im Ausland den entscheidenden Unterscheid machen.
Führen Sie am besten einen Zettel bei sich, auf dem in Englisch oder in der Landessprache Ihre Blutgruppe, Allergien und Medikamente aufgeführt sind, damit Ihnen im Notfall schnellstmöglich geholfen werden kann.
Beglaubigte Übersetzung oder Standardübersetzung?
Es kommt sehr darauf an, für welchen Zweck Sie die Übersetzung verwenden wollen. In manchen Fällen kann eine beglaubigte Version erforderlich sein, zum Beispiel für einen Visumantrag.
In Deutschland darf eine solche beglaubigte Übersetzung ausschließlich von einem vereidigten Übersetzer angefertigt werden, der eine offizielle Zulassung hat. Auf einer solchen finden Sie einen entsprechenden Stempel und auch eine Erklärung ist enthalten, die bestätigt, dass die vorliegende Übersetzung mit dem Original übereinstimmt.
Für die meisten anderen Situationen, die im Rahmen einer privaten Ferienreise auftreten können, genügt oft eine einfache Übersetzung, wenn diese verständlich und richtig ist. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie ins Krankenhaus müssen oder sonstige private Anliegen regeln wollen.
Übersetzungssprache des Dokuments: Englisch oder Landessprache?
Meist reicht eine Übersetzung ins Englische völlig aus – so zum Beispiel für Impfnachweise, Versicherungspolicen oder Führerscheine. Folgende Landessprachen gelten als Ausnahmen, bei denen in die jeweilige Sprache übersetzt werden muss: Japanisch, Chinesisch, Arabisch und einige andere.
Unser Tipp: Holen Sie auf der Website der Botschaft oder des Konsulats des jeweiligen Landes rechtzeitig die wichtigsten Informationen ein.
Dokumente digital beispielsweise durch E-Mail und analog mitführen
Wir empfehlen Ihnen, die wichtigsten Dokumente mit Übersetzung in doppelter Ausführung mitzunehmen:
- Analog (in Papierform, griffbereit am besten im Handgepäck)
- Digital (beispielsweise als PDF auf dem Smartphone, dem Tablet oder in der Cloud ordentlich gespeichert – z. B. Google Drive oder Dropbox, zögern Sie auch nicht, einem Mitreisenden eine E-Mail mit dem Dokument zu schicken, falls Ihr Handy verloren gehen sollte oder keinen Akku mehr hat)
Auf diese Art und Weise können Sie immer auf Ihre Unterlagen zugreifen, selbst dann wenn Sie einmal ein Dokument verlieren sollten, eine Diebstahl stattfindet oder Ihr Gepäck später ankommt.
Fazit: eine gute Vorbereitung garantiert ein entspanntes Reiseerlebnis
Natürlich kann man nicht alles voraussehen, aber selbst bei einer klassischen Urlaubsreise, kann es gut sein, genauer zu überprüfen, welche Dokumente notwendig sind und wo eine Übersetzung hilfreich bzw. sogar zwingend erforderlich sein könnte.
Oft ist es die richtige Vorbereitung, die in einer unerwarteten Situation viel Stress vermeiden kann und das Finden einer einfachen Lösung möglich macht.
Dank der richtigen Übersetzung und gut organisierten Dokumenten sind Sie optimal vorbereitet und können ganz entspannt die Koffer packen.
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